Sprawdź, jak usprawnić komunikację w biznesie. Poznaj e-podpis

Czym jest i kiedy można stosować podpis elektroniczny?

E-podpis to cyfrowa forma tradycyjnego podpisu ręcznego, składanego przez osobę fizyczną na dokumentach elektronicznych. Nie jest jednak tym samym, co podpis zaufany. Tym ostatnim bowiem możemy sygnować wyłącznie dokumenty przesyłane do podmiotów administracji publicznej. Podpis elektroniczny z kolei ma dużo szersze zastosowanie i można korzystać z niego także w kontaktach biznesowych, sygnując nim takie dokumenty, jak:

• umowy handlowe – dot. współpracy biznesowej, umowy sprzedaży, licencyjne czy najmu,
• umowy i dokumenty kadrowe – umowy o pracę, porozumienia, oświadczenia i zgody, regulaminy, plany szkoleniowe, wnioski urlopowe, oceny pracownicze,
• dokumentację księgową – zamówienia, faktury, raporty, sprawozdania, zestawienia, umowy kredytowe,
• dokumentację zewnętrzną i wewnętrzną – pisma do klientów i partnerów, pisma urzędowe, zapytania ofertowe,
• dokumentację prawną – umowy partnerskie, umowy poufności (NDA), pełnomocnictwa czy umowy dot. własności intelektualnej.

E-podpis w firmie – co możesz zyskać?

Oszczędności na kilku poziomach

Wdrożenie podpisu elektronicznego w biznesie zapewnia wielopoziomowe oszczędności. Przejście na dokumentację cyfrową skutkuje możliwością ograniczenia konieczności gromadzenia dokumentów w formie tradycyjnej, a co za tym idzie, zmniejszeniem wydatków na papier oraz akcesoria niezbędne do drukowania. To także spora oszczędność czasu, ale i miejsca. E-dokumenty możemy bowiem przechowywać na przeznaczonej do tego platformie, zyskując dzięki temu dodatkową przestrzeń w biurze. Co więcej, dostęp do platformy jest praktycznie nieograniczony – możemy korzystać z niej również poza firmą, 24 godziny na dobę.

Natychmiastowa wymiana dokumentów

Podpis elektroniczny to rozwiązanie, które usprawnia obieg dokumentacji i przyspiesza proces zawierania umów na odległość. Wymiana kontraktów ogranicza się do złożenia e-podpisu przez jednego sygnatariusza i przesłania dokumentów mailem do drugiej ze stron. Oznacza więc brak potrzeby angażowania pracowników oraz korzystania z usług poczty czy kuriera.

Maksymalne bezpieczeństwo

E-podpis uważany jest za jedną z najbezpieczniejszych form podpisywania dokumentów. Wynika to ze stosowanych zabezpieczeń, takich jak certyfikat cyfrowy.

Podpis elektroniczny – jak go uzyskać?

Dokumenty cyfrowe sygnowane e-podpisem mają identyczną moc prawną, co dokumenty podpisane w tradycyjny sposób. Podpisywanie odbywa się przy pomocy tabletu z warstwą biometryczną lub za pośrednictwem przeznaczonej do tego platformy online. Jak uzyskać do niej dostęp? Uzyskanie podpisu elektronicznego jest wyjątkowo proste. Wystarczy skorzystać z oferty funkcjonującego na polskim rynku dostawcy usług jakim jest PaperlessLite.

mat.partnera