System workflow – dlaczego warto wdrożyć go do swojej firmy

Prowadzenie działalności wiąże się z wieloma obowiązkami, zaangażowaniem dużych nakładów finansowych, a przede wszystkim czasu. System workflow jest narzędziem przeznaczonym do modelowania procesów biznesowych, które pozwala na usprawnienie wielu obszarów przedsiębiorstwa. Dowiedz się, jakie korzyści workflow może przynieść Twojej firmie!

Co to jest workflow?

Zgodnie z definicją, workflow umożliwia efektywną automatyzację przepływu dokumentów w firmie (np. faktur sprzedażowych i zakupowych, umów, wniosków urlopowych, korespondencji). Wdrożenie systemu wspomaga procesy pracy grupowej, jednocześnie pozwala zachować porządek oraz bezpieczeństwo danych. Workflow zwykle wykorzystywany jest w takich branżach jak sprzedaż, produkcja, transport i logistyka, HR, administracja, IT czy controlling.

Można wyróżnić trzy podstawowe elementy odnoszące się do workflow, a są nimi:

• zidentyfikowanie zadania do wykonania;
• aktywność w obszarze podjętych działań (manualna lub automatyczna);
• tranzycja – określenie warunków, jakie muszą zostać spełnione, aby przejść z jednej aktywności do kolejnej.

Z jakich etapów składa się system workflow?

Dzięki workflow realizacja poszczególnych działań jest szybsza i bardziej efektywna. Program składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest podjęcie decyzji związanych z zaangażowaniem konkretnych osób. Kolejnym – zdefiniowanie cech charakterystycznych procesu oraz podział obowiązków pomiędzy członków zespołu. Następnie przychodzi czas na wdrożenie systemu oraz szkolenie pracowników w zakresie jego obsługi. Warto wiedzieć, że okres ten trwa zwykle od 2 do 12 miesięcy, jednak w przypadku dużych organizacji może się wydłużyć.

Dlaczego warto stosować workflow?

Wdrożenie systemu workflow niesie za sobą wiele korzyści. Do najważniejszych zalicza się przede wszystkim: 

• zwiększenie efektywności firmy;
• sprawne wdrażanie nowych procedur;
• lepszą kontrolę nad bieżącymi działaniami;
• poprawę komunikacji między pracownikami;
• skrócenie czasu realizacji zadań i pracy;
• usprawnienie obiegu dokumentów;
• ograniczenie liczby pomyłek;
• zwiększenie elastyczności organizacji.

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie workflow?

Na rynku znajdziesz wiele rodzajów oprogramowania tego typu. Pamiętaj, że produkt powinien być maksymalnie dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Dobry system workflow musi rozwijać się wraz z firmą, nie może pozostawać w tyle. Jednym z nich jest NAVIGATOR – inteligentna platforma informatyczna, która wspiera proces przechwytywania danych i przetwarzania dokumentów, pracy grupowej oraz magazynowania i dystrybucji informacji. Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź stronę: archman.pl. System NAVIGATOR sprawdzi się zarówno w średniej firmie, jak i dużej korporacji.

mat.partnera