Rozliczanie kierowców z tachografów – jak prowadzić ewidencję i uniknąć błędów?

W jakim celu prowadzona jest ewidencja pracy kierowcy?

Ewidencja pracy kierowcy jest istotna z kilku powodów. Po pierwsze, zawarte w niej informacje potwierdzają, że zarówno pracodawca, jak i pracownik przestrzegają przepisów dotyczących czasu pracy – w tym odpoczynku. Nieprzypadkowo czas prowadzenia pojazdu, pracy i odpoczynku został szczegółowo uregulowany w przepisach krajowych i unijnych – to kwestia bezpieczeństwa. Niewyspany, przepracowany i zdekoncentrowany kierowca na drodze stanowi zagrożenie nie tylko dla siebie.

Po drugie, dokumentacja powstała w wyniku rejestracji czasu pracy kierowców jest podstawą do wyliczenia wynagrodzenia i innych świadczeń przysługujących pracownikowi. Inaczej mówiąc, stanowi ona źródło danych, które pozwalają specjaliście ustalić wysokość wynagrodzenia. Musi ona być prowadzona skrupulatnie – jeżeli pracownik otrzyma zaniżoną pensję, może stracić zaufanie do pracodawcy i przejść do konkurencji.

Jakie są źródła ewidencji czasu pracy kierowcy?

Podczas ewidencjonowania czasu pracy kierowcy uwzględnia się różne źródła, które zostały wymienione w ustawie o czasie pracy kierowców. Należą do nich:

• zapisy na wykresówkach,
• wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, 
• pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• rejestry, które zostały opracowane na podstawie wyżej wymienionych dokumentów,
• inne dokumenty, które potwierdzają czas pracy i rodzaj wykonywanych czynności.

Formularz czasu pracy kierowcy czy rozliczanie kierowców z tachografów nie wyczerpuje zatem tematu – opieranie się wyłącznie na tych danych jest niewystarczające. Jednocześnie ze względu na złożoność zagadnienia, jakim jest rozliczanie czasu pracy kierowców, łatwo o błędy. Aby ich uniknąć, przewoźnicy powinni rozważyć skorzystanie z profesjonalnego wsparcia. Udziela go firma Evotax, z ofertą której można zapoznać się na tej stronie internetowej: https://evotax.pl/pl/uslugi/rozliczanie-czasu-pracy-kierowcow/.

Rejestracja czasu pracy kierowców – jakie informacje należy uwzględnić?

Rozliczanie kierowców z tachografów (pobieranie danych z urządzeń) czy uwzględnienie zapisów z wykresówek to nie wszystko – rejestracja czasu pracy kierowcy musi obejmować wskazane w przepisach informacje. Należą do nich:

• liczba przepracowanych godzin (wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy),
• liczba godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczba godzin nadliczbowych,
• liczba godzin dyżuru (wraz z godziną jego rozpoczęcia i zakończenia),
• dni wolne od pracy (wraz z informacją, z jakiego tytułu zostały udzielone),
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• przerwy w pracy, szczególnie 15- i 30-minutowe,
• czas gotowości kierowcy,
• inne aktywności (np. załadunek, formalności celne) – jeżeli są klasyfikowane jako praca.

Informacje te mogą być gromadzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Drugie rozwiązanie jest korzystniejsze – zapewnia szybki dostęp do danych, a także możliwość ich przeszukiwania z wykorzystaniem różnych filtrów.

artykuł sponsorowany