zaloguj / zarejestruj
PRZEWIŃ

Czym jest onboarding klienta w biurze rachunkowym?

Księgowość firm coraz częściej jest prowadzona przez zewnętrzne biura rachunkowe. Przedsiębiorcy decydują się na takie rozwiązanie nie tylko ze względów finansowych (brak konieczności zatrudniania księgowego), ale też przez wygodę, gdyż sprawy księgowe można w 100% załatwić online. Biura rachunkowe w Poznaniu i innych miastach stają jednak przed nie lada wyzwaniem – co zrobić, żeby klient zdecydował się na przedłużenie współpracy i nie skorzystał z konkurencyjnej oferty? Na tym właśnie skupia się onboarding klienta.

Onboarding klienta – co to?

W terminologii biznesowej mianem onboardingu nazywamy proces wdrażania do firmy nowej osoby (ang. on board = na pokładzie). Termin ten został zaczerpnięty z lotnictwa, gdzie onboarding oznacza procedury poprzedzające wejście na pokład samolotu, a w biznesie dotyczy to zarówno przyjmowania nowych pracowników, jak i klientów. Nie wystarczy więc podpisanie umowy z klientem – onboarding skupia się na procesach posprzedażowych, których celem jest utrzymanie długoterminowej relacji.

Tego typu kwestie biorą pod uwagę przede wszystkim firmy współpracujące z klientami w formie online, która jest bardziej neutralna i mniej bezpośrednia niż klasyczna współpraca. Dzięki nowym technologiom klient nie musi się ograniczać do miejsca zamieszkania i może korzystać z ofert ogólnopolskich. Nie wystarczy więc, że prowadzimy tanie biuro rachunkowe – zawsze bowiem znajdzie się konkurencyjna oferta. Klient powinien czuć, że jego firma jest w dobrych rękach, a on sam może zawsze liczyć na profesjonalne wsparcie specjalisty i powierzyć mu księgowość firmy.

Od czego rozpoczyna się onboarding?

Pierwszym etapem onboardingu jest analiza wstępna, która polega na zgromadzeniu i weryfikacji dokumentów firmowych klienta – o ile nie jest to początek działalności gospodarczej. Dokumenty, które należy dostarczyć do biura rachunkowego, obejmują m.in. dokumenty założycielskie i rejestrowe, umowy, ewidencję środków trwałych, zgłoszenia do celów ewidencyjnych i podatkowych, rejestry VAT, sprawozdania finansowe, tabele rozliczeń czy księgi. Pełną listę dokumentów udostępnia biuro rachunkowe. Analiza wstępna ma na celu sprawdzenie, czy dokumentacja jest kompletna i pozbawiona błędów.

Na czym polega skuteczny onboarding klienta?

Aby onboarding klienta można było uznać za skuteczny, konieczne jest spełnienie trzech warunków:

  • krótki czas wdrażania klienta – bez względu na to, czy klient dopiero zakłada działalność, czy też od dawna prowadzi przedsiębiorstwo, zależy mu na tym, by przejęcie spraw księgowych było sprawne i nie zajmowało wiele czasu,

  • dostępność obsługi klienta – biura rachunkowe w Poznaniu, które działają online, muszą sprawnie obsługiwać klientów z całej Polski i odpowiadać na wiadomości lub telefony klienta w krótkim czasie,

  • przejrzysta komunikacja – klient od samego początku musi wiedzieć, na czym polega współpraca i jaki zakres obejmuje.

Problemy z komunikacją i z dostępem do dokumentów czy opóźnienia w odpowiedziach mogą skutecznie zniechęcić klienta już na początkowym etapie współpracy. W ramach onboardingu należy więc nie tylko zadbać o powyższe elementy, lecz również określić zakres obowiązków stron oraz ustalić czas obsługi i godziny dostępności. Największym zaufaniem cieszą się biura rachunkowe przyznające klientom indywidualnego opiekuna, który przez cały okres współpracy zajmuje się księgowością firmy i odpowiada za kontakt z klientem.

Onboarding a potrzeby klienta

Przedsiębiorcy, którzy nadal korzystają z tradycyjnej księgowości, bardzo często twierdzą, że księgowość firm prowadzona online nie zapewni im tak bezpośredniego kontaktu. Biura rachunkowe działające w trybie online raczej nie oferują spotkań twarzą w twarz, co nie oznacza, że nie dbają o nawiązanie długotrwałych relacji. Właśnie temu służy onboarding klienta, a dzięki nowym technologiom można się kontaktować nie tylko telefonicznie, lecz również w formie wideorozmów. Co więcej, zróżnicowany kontakt (SMS, telefon, e-mail, wideorozmowa, czat) sprzyja szybszemu otrzymywaniu odpowiedzi.

Kluczowym elementem onboardingu jest identyfikacja potrzeb klienta. Warto więc już na samym początku powiedzieć, czego się obawiamy i czego się spodziewamy. Dotyczy to nie tylko dostępności obsługi i formy kontaktu, lecz również poszczególnych usług, z jakich chcemy skorzystać, np. bieżąca obsługa administracyjna, zarządzanie płatnościami, prowadzenie pełnej lub uproszczonej księgowości czy pomoc w sporządzaniu dokumentów księgowych. Prawidłowe rozpoznanie potrzeb klienta sprzyja skutecznemu onboardingowi i pozwala nawiązać więź między biurem rachunkowym a przedsiębiorcą.

A jeśli martwisz się brakiem możliwości spotkań osobistych, wybierz biuro rachunkowe z Twojego miasta, które obsługuje klientów z całej Polski (online), lecz umożliwia również spotkania twarzą w twarz. Jeśli chodzi o biura rachunkowe w Poznaniu, taką firmą jest TaxCoach, który działa na rynku od 2016 roku i obsługuje przedsiębiorców z dwudziestu krajów.

Oceń artykuł:

Średnia ocen: 3.61

Udostępnij artykuł:

Franczyza bez cięć od.2 Franczyza bez cięć od.2
ZOBACZ WIĘCEJ FILMÓW
POWRÓT DO LISTY
POPRZEDNIE VIDEO KOLEJNE VIDEO

Sprawdź też inne pomysły na biznes

Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. Dowiedz się więcejRozumiem