Gdzie znajduje zastosowanie technologia OCR?

Automatyzacja dokumentów zgodnie z RODO

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nakłada na firmy i instytucje obowiązek odpowiedniego zarządzania i ochrony danych osobowych. Program OCR jest w stanie wspomóc automatyzację procesów zarządzania dokumentami zawierającymi dane osobowe, co jest kluczowe dla zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Szybkie skanowanie i przetwarzanie dokumentów papierowych na formaty cyfrowe, które następnie mogą być automatycznie klasyfikowane, indeksowane i archiwizowane ułatwia także monitorowanie i zarządzanie dostępem do danych osobowych, a także zapewnia ich odpowiednią ochronę poprzez anonimizację czyli wymazywanie newralgicznych danych, szyfrowanie i kontrolę dostępu. Technologia ta zmniejsza także ryzyko błędów ludzkich i umożliwia szybsze reagowanie na żądania dotyczące dostępu do danych lub ich usunięcia, co jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania firmy przetwarzającej wrażliwe dane.

Przetwarzanie plików PDF

Pliki PDF są powszechnie używane do przechowywania i udostępniania dokumentów, jednak często są one trudne do edytowania i szybkiego przeszukiwania bez odpowiednich narzędzi. Program OCR umożliwia konwersję plików PDF zawierających obrazy tekstu do formatu edytowalnego. To jest szczególnie użyteczne w przypadku dużych zbiorów dokumentów, gdzie ręczne przeszukiwanie mogłoby być czasochłonne i nieefektywne. Dzięki OCR można szybko znaleźć potrzebne informacje w plikach PDF, co znacznie ułatwia pracę w różnych sektorach, takich jak prawo, medycyna czy księgowość. Przetworzone dokumenty można również zintegrować z systemami zarządzania dokumentami i archiwami cyfrowymi.

Edytowanie i modyfikowanie plików ze skanów

Przekształcenie zeskanowanych dokumentów na formaty tekstowe, które można łatwo edytować i modyfikować pozwala na wprowadzanie poprawek, aktualizowanie informacji lub dostosowywanie dokumentów do bieżących potrzeb bez konieczności ponownego tworzenia ich od podstaw. To jest szczególnie przydatne w przypadkach, gdy trzeba szybko zaktualizować dokumenty zawierające ważne informacje, takie jak umowy, raporty czy specyfikacje techniczne. Możliwość edytowania zeskanowanych dokumentów zwiększa elastyczność i oszczędza czas, co jest nieocenione w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy.

Przetwarzanie formularzy dokumentów

FineReader PDF jest również często wykorzystywany do przetwarzania formularzy dokumentów, które są powszechnie stosowane w różnych branżach, takich jak służba zdrowia, administracja publiczna czy bankowość. Ankiety papierowe mogą być szybko zeskanowane i przetworzone na formaty cyfrowe, które następnie mogą być automatycznie analizowane, a dane przekazywane do bazy. Dzięki temu możliwe jest zautomatyzowanie procesów, takich jak rejestracja pacjentów, wypełnianie wniosków czy przetwarzanie zamówień. Program ABBYY FineReader PDF umożliwia również automatyczne wykrywanie błędów i braków w formularzach, co zwiększa dokładność i efektywność wielu procesów firmowych.

Porównywanie tekstu dwóch wersji tego samego dokumentu w różnych formatach

Jednym z najbardziej zaawansowanych zastosowań technologii OCR jest porównywanie dwóch wersji tego samego dokumentu w różnych formatach. Jest to szczególnie przydatne w przypadku, gdy dokumenty są przetwarzane z pliku PDF na edytowalny plik w formacie Word i konieczne jest upewnienie się, że cała zawartość dokumentu została przekonwertowana w sposób prawidłowy. Program FineReader PDF wykaże wszystkie nieścisłości, które mogą następnie zostać poprawione podczas edycji lub wysłane w postaci raportu różnic jakie wystąpiły w porównywanych dokumentach.

Weryfikacja poprawności dokumentów jest także kluczowa w przypadku ich dalszego udostępniania i szczególnie przydatna podczas pracy zespołowej nad różnymi projektami. OCR umożliwia dostęp do obu wersji plików, co pozwala na porównanie oryginału z aktualną wersją i dokładną analizę wprowadzonych zmian. Dzięki temu nawet osoby, które pierwszy raz mają do czynienia z dokumentem, mogą szybko i precyzyjnie zidentyfikować wszystkie wprowadzone poprawki.

Archiwizacja dokumentów

Przechowywanie dokumentów w wersjach elektronicznych staje się coraz bardziej popularne ze względu na szereg zalet, jakie oferuje w porównaniu z tradycyjnymi metodami przechowywania papierowego. Obecnie obowiązujące normy, takie jak PN-EN ISO 15839:2016 i PN-EN ISO 30301:2011, określają wytyczne dotyczące zarządzania dokumentami elektronicznymi, zapewniając ich wiarygodność, integralność i dostępność.

Program FineReader PDF 16 zawiera szereg funkcji umożliwiających archiwizowanie dokumentów wg potrzeb użytkowników. Standardy archiwizowania takich dokumentów dają gwarancję, że za 10-20 lat również dokument będzie dla nas dostępny. 

mat.partnera