Jak kontrolować czas pracy pracowników?

Rejestracja i ewidencja czasu pracy – czym są?

Przede wszystkim warto wiedzieć, że rejestracja i ewidencja czasu pracy pracowników nie są tożsamymi pojęciami. Czym się różnią? Sprawdź, co oznacza, każde z nich.

Rejestracja czasu pracy

Rejestracja czasu pracy to wszelkie środki służące do kontrolowania obecności pracownika w miejscu wykonywania obowiązków zawodowych. Można wykorzystywać do tego celu metody analogowe, tradycyjne, np. listę obecności, którą zatrudnione osoby podpisują po stawieniu się na stanowisku.

Dostępne są również różnego typu rozwiązania elektroniczne. To mogą być np. karty dostępu (tzw. badże), które pracownik przykłada do czytnika, kody PIN, NFC czy logowanie do systemu. Niezależnie od wybranej metody, rejestracja czasu pracy ma na celu zbieranie danych na temat:

• obecności w miejscu pracy,
• nieobecności na stanowisku,
• spóźnień,
• wykorzystanych dni wolnych.

Są to informacje, które są niezbędne, aby prowadzić ewidencję czasu pracy w prawidłowy sposób.

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest dokumentem, który zawiera dokładne informacje na temat obecności pracownika na stanowisku. Zapisuje się w niej m.in.:

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• wymiar zwolnień,
• nadgodziny,
• wykorzystany urlop.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Jego zaniedbanie może grozić odpowiedzialnością karną.

Podsumowując: rejestracja czasu pracy służy do zbierania danych na temat liczby przepracowanych godzin przez osobę zatrudnioną. Ewidencja czasu pracy jest natomiast dokumentem, w którym znajdują się informacje zaczerpnięte z systemu rejestracji czasu pracy.

Jak kontrolować czas pracy w firmie?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe, dlatego każdy pracodawca powinien wybrać sposób, w jaki będzie zbierał potrzebne dane. Jakie opcje są do dyspozycji?

Najbardziej podstawową formą jest prowadzenie papierowych list obecności i kart czasu pracy. Wpisuje się w nich przepracowane godziny i ewentualne nieobecności. Takie rozwiązanie jest proste i teoretycznie darmowe (nie wymaga zakupu systemu, ale zwykle wiąże się z zatrudnieniem specjalisty ds. kadr). Sporą wadą jest „papierologia”, czyli konieczność gromadzenia i przetwarzania dużej ilości analogowych danych. W tym przypadku kłopotliwe są także szybkie wyszukiwanie oraz analizowanie danych.  W dużych firmach takie rozwiązanie może nie być optymalne – poznaj alternatywy.

Elektroniczny system rejestracji czasu pracy

Tego typu systemy są znacznie wygodniejsze w użytku, a przy tym redukują ryzyko pomyłek czy nadużyć ze strony pracowników. Dodatkowo sprawdzają się w przypadku pracy zdalnej bądź hybrydowej.

Wśród elektronicznych systemów rejestracyjnych można wskazać:

• aplikacje mobilne,
• systemy lokalizacyjne,
• monitory aktywności (np. na wybranych stronach www),
• systemy RCP.

Warto przyjrzeć się bliżej ostatniej pozycji. Na czym polega taki system rejestracji czasu pracy pracownika? Dowiedz się więcej.

Systemy RCP

Systemy RCP służą do rejestracji czasu pracy pracownika głównie za pomocą kart dostępu, kodów PIN oraz logowania do systemu. Mogą być zatem wykorzystywane w przypadku wykonywania obowiązków zawodowych w formie stacjonarnej.

Karty dostępu to wspomniane wyżej badże, które pracownicy przykładają do czytników. W ten sposób odnotowywane są ich wejścia i wyjścia.

Rejestracja i ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Może go spełniać przy użyciu różnych metod. Te polegające na wykorzystaniu nowoczesnych systemów elektronicznych są zdecydowanie wygodniejsze i dokładniejsze niż prowadzenie papierowej dokumentacji.

mat.partnera