Jak mierzyć czas pracy pracowników?

Ewidencja a rejestracja czasu pracy

Warto zacząć od rozróżnienia dwóch podstawowych pojęć – ewidencji i rejestracji czasu pracy. Ewidencja to dokument, którego prowadzenie jest wymagane prawnie od wszystkich pracodawców. Odnotowuje się w nim m.in.: łączny czas przepracowany przez pracownika, godziny pracy w porze nocnej, pracę w godzinach nadliczbowych, dni wolne od pracy oraz okresy, w których pracownik przebywał na zwolnieniu.

Z kolei rejestracja czasu pracy to systematyczne monitorowanie i zapisywanie godzin przepracowanych przez pracowników w określonym przedziale czasowym. Konieczne jest regularne prowadzenie rejestru w tym zakresie, jednakże prawo nie określa jego formy.

Zaawansowane systemy rejestracji czasu pracy RCP potrafią samoczynnie odnotowywać czas przeznaczony na poszczególne zadania oraz tworzyć szczegółowe raporty i analizy na podstawie zgromadzonych danych.

Co daje śledzenie czasu pracy?

Nowoczesne aplikacje i oprogramowanie RCP automatycznie rejestrują przepracowane godziny. Ogranicza to rozbieżności i ludzkie błędy, które często występują przy ręcznym wprowadzaniu danych. Co więcej, większość systemów do rejestracji czasu pracy można bezproblemowo zintegrować z programami do obsługi płac.

Dokładnie rejestrując czas spędzony na zadaniach w ciągu dnia, możesz określić, kiedy pracownicy zbliżają się do ustalonych prawnych progów nadgodzin. Dzięki temu masz okazję z wyprzedzeniem wprowadzić zmiany w ich harmonogramach lub zarezerwować środki na dodatkowe wynagrodzenie.

Z odpowiednimi narzędziami możesz śledzić czas, jaki personel poświęca na daną aktywność – pracę administracyjną, szkoleniową lub bezpośrednie zadania projektowe.

Dowiedz się, jak rejestrować czas pracy – sprawnie i skutecznie.

Jak monitorować czas pracy pracowników?

Jeśli zatrudniasz pracowników stacjonarnych, dobrym wyborem będą elektroniczne rejestratory czasu pracy, takie jak czytniki kart zbliżeniowych. Jak działają? Pracownik przykłada swoją kartę identyfikacyjną do czytnika przy wejściu i wyjściu z pracy, a system automatycznie rejestruje godziny przepracowane, przerwy czy wyjścia.

Zatrudniasz wiele osób do pracy zdalnej? Wówczas warto postawić na aplikacje, które monitorują aktywność na komputerze lub smartfonie. Dzięki nim zyskasz wgląd w to, ile czasu pracownik poświęca na poszczególne zadania i jakie programy czy strony internetowe przegląda.

Niezależnie od tego, na którą metodę się zdecydujesz, pamiętaj o integracji systemu rejestracji czasu pracy z oprogramowaniem kadrowo-płacowym. To „prosty trik”, dzięki któremu rozliczanie wynagrodzeń i nadgodzin stanie się o wiele prostsze, a przy okazji spadnie ryzyko kosztownych błędów.

Mierzenie czasu pracowników – jak robić to dobrze?

Wszyscy polscy pracodawcy są zobowiązani do ewidencjonowania czasu pracy. – ułatwi Ci to system RCP. Dzięki niemu zyskasz wgląd w to, na jakie zadania pracownicy poświęcają czas i czy wykonują je efektywnie. Znajdziesz też obszary, które wymagają poprawy, a co najważniejsze – będziesz spokojny w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak zacząć? Na początek warto wdrożyć rejestratory RCP dla pracowników stacjonarnych oraz osób pracujących zdalnie. Pamiętaj o zintegrowaniu systemu z oprogramowaniem kadrowo-płacowym, co znacznie usprawni rozliczanie wynagrodzeń i naliczeń.

Usprawnij działanie swojej firmy – wdróż system rejestracji czasu pracy.

mat.partnera