Jak chronić informacje firmowe

W biurze stosuje się różne metody, które mają ułatwić i zabezpieczyć obieg informacji firmowych. Niektóre firmy wdrażają specjalne systemy informatyczne związane z przepływem dokumentacji. Jednak problem mogą stanowić dokumenty papierowe, które należy zutylizować. W tym celu stosuje się niszczarki biurowe, które praktycznie uniemożliwiają odczytanie informacji zawartych w niszczonych dokumentach. Jakie zabezpieczenia stosują firmy?

Niszczarki do papieru

Takie urządzenia przydają się zarówno w biurze, jak i na użytek prywatny. Każdy czasem chce wyrzucić niepotrzebne dokumenty, jednak widoczne tam dane osobowe nie powinny trafić w niepowołane ręce. W takim przypadku wystarczające są zwykle podstawowe modele niszczarek do papieru. Jednak na użytek firmowy zwykle kupowane są bardziej zaawansowane i wydajniejsze urządzenia. Niszczenie dokumentów, które zawierają dane osobowe, musi przebiegać w sposób zgodny z RODO. W tym celu wykorzystuje się niszczarki spełniające określone normy.

Szkolenia pracowników

Popularne stwierdzenie głosi, że najsłabszym elementem systemu bezpieczeństwa jest człowiek. Najważniejszą kwestią jest więc wyposażenie pracowników w odpowiednie umiejętności i wiedzę. Dlatego niezbędne jest przeprowadzanie odpowiednich szkoleń dla nowych pracowników – pozwolą one łatwiej wdrożyć się w obowiązki i przestrzegać zasad obiegu dokumentacji w firmie. Jednak jednorazowe szkolenie często nie wystarczy. Edukacja pracowników w tym zakresie powinna być przeprowadzana regularnie, przepisy często się zmieniają, wprowadzane zostają nowe rozwiązania, a firmy często narażone są na cyberataki i phishing. Zasady obiegu dokumentów powinny również być stale dostępne dla każdego pracownika, aby w razie jakichkolwiek wątpliwości mógł on do nich zaglądać.

Zabezpieczenia informatyczne

Bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych powinno być zapewniane przy pomocy różnych narzędzi informatycznych. Należą do nich np. hasła i kody służące do uwierzytelniania użytkowników systemu. Skuteczne metody weryfikacji pozwalają firmie uchronić się przed dostępem osób niepowołanych. Sprawny system to nie tylko bezpieczeństwo, ale także spore ułatwienie i optymalizacja pracy. Warto stworzyć go od podstaw. Można także zakupić gotowe rozwiązania, trzeba jednak pamiętać, aby dostosować je do specyfiki firmy i potrzeb pracowników.

Bazy i archiwa

Firma generuje bardzo dużą ilość dokumentów. Wiele z nich trzeba przechowywać, gdyż mogą być potrzebne w przyszłości. Ze względu na ograniczenia powierzchniowe – dokumenty generowane przez większe firmy mogą zajmować ogromne ilości miejsca – warto je digitalizować. Jednak niekiedy wymagane jest posiadanie papierowego oryginału, wówczas trzeba zadbać o bezpieczne przechowywanie, np. w metalowych, zamykanych szafkach.

mat.partnera