zaloguj
PRZEWIŃ

Elektroniczny obieg dokumentów - zalety korzystania

W dobie ciągłej cyfryzacji i automatyzacji każda firma czuje presję, aby stale się rozwijać, zwiększać efektywność swoich procesów i tym samym oszczędzać cenny czas. Niedokończone zadania, niedotrzymane deadline"y, zaginione dokumenty, opóźnienia w realizacji tematów - na to obecnie żaden szanujący się biznes nie może sobie pozwolić. Zapobiec takim sytuacjom może Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD), który wydaje się oczywistym rozwiązaniem na miarę naszych czasów. Czym jest zatem EOD? 

Elektroniczny Obieg Dokumentów - definicja 

Jest to nowe narzędzie, którego głównym zadaniem jest usprawnianie procesu zarządzania wszelkimi firmowymi dokumentami. W ramach dostępnych funkcji mamy możliwość m.in. tworzenia i generowania dokumentów, ich rejestrację, a także katalogowanie i archiwizowanie. Kluczową rolą EOD jest natomiast opcja przesyłania wspomnianych pism dalej przez pracowników. Korzystanie z takiego systemu przynosi jego użytkownikom wiele korzyści, o których nie sposób nie wspomnieć.  

Zalety korzystania z Infinite EDI 

System pozwala przede wszystkim na bardziej efektywny obrót dokumentami w firmie - dzięki temu, że przechowywane są w centralnej bibliotece cyfrowej dostęp do nich jest możliwy w każdym momencie i z każdego miejsca (umożliwia to np. pracę zdalną). Usystematyzowana komunikacja w przedsiębiorstwie oraz większa produktywność pracowników to kolejne aspekty, których poprawę gwarantuje elektroniczny obieg dokumentów. W porównaniu do tradycyjnego modelu procesowania dokumentacji, pozwala na znaczne zmniejszenie czasu i nakładu pracy, jakie każdy musiałby poświęcić na jej porządkowanie i przekazywanie dalej. Podejmując temat EOD warto także wspomnieć o wyeliminowaniu ryzyka związanego z zagubieniem pism czy zapomnieniem o ważnych, związanych z nimi kwestiami. W przypadku standardowej, ręcznej formy przekazywania dokumentów łatwo o błędy - z kolei dzięki wbudowanym w narzędziu algorytmom, każdy dokument musi przejść proces walidacji, który niweluje ryzyko pojawienia się pomyłek. Elektroniczny Obieg Dokumentów to nie tylko oszczędność czasu, ale i pieniędzy. Dzięki korzystaniu z systemu zmniejszają się koszty zarządzania danymi (poprzez zastąpienie papierowych pism formą cyfrową redukujemy koszty związane ze zużyciem papieru i jednocześnie dbamy o środowisko!) oraz nakładów pieniężnych związanych z wydatkami firmy na zatrudnianie pracowników administracyjnych. 

EDI od Infinite 

Korzyści z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów w swoim przedsiębiorstwie jest wiele, wspomina o tym także firma Infinite, która oferuje takie narzędzie pod nazwą Infinite EDI. Co wyróżnia ją na tle konkurencji? Podstawą działań dla Infinite jest komunikacja. Zwracają dużą uwagę na jakość obsługi oraz elastyczność w kwestii wymagań klientów. Zamiast narzucać gotowe rozwiązania i wzorce, skupiają się na dostosowaniu do wymagań kontrahentów. Po wdrożeniu systemu nie zostają oni pozostawieni samym sobie - otrzymują wsparcie w postaci service desk, w ramach którego oferowana jest pomoc w zakresie bieżących problemów, ale także rozwijaniu narzędzia według potrzeb klienta. 

Usprawnij workflow w swoim biznesie 

W czasach, w których większość rzeczy możemy (a czasem nawet musimy) wykonywać głównie on-line, wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie to już właściwie konieczność. Wielu przedsiębiorcom implementacja takiego systemu może przynieść duże korzyści, a także wyraźne, przeliczalne na pieniądze różnice w funkcjonowaniu i efektywności istniejących procesów. Samo wdrożenie EOD nie musi być jednoznaczne z ponoszeniem dużych kosztów finansowych, dlatego warto rozważyć taki krok także w swojej firmie. 

artykuł sponsorowany

Udostępnij artykuł:

Jak długo trwa dobór idealnego lokalu na nasz biznes Jak długo trwa dobór idealnego lokalu na nasz biznes
ZOBACZ WIĘCEJ FILMÓW
POWRÓT DO LISTY
POPRZEDNIE VIDEO KOLEJNE VIDEO
Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. Dowiedz się więcejRozumiem