Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – dlaczego warto go wdrożyć

Zarządzanie firmową dokumentacją bywa nie lada wyzwaniem. Współczesne firmy generują coraz większe ilości zarówno danych, jak i dokumentów, a zapanowanie nad nimi często dostarcza im sporych trudności, zwłaszcza w sytuacji, kiedy pisma są przechowywane i procesowane w postaci papierowej. Idealnym rozwiązaniem większości problemów związanych z zarządzaniem firmową dokumentacją jest jej digitalizacja i wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Dlaczego warto zrobić to jak najszybciej? 

Tradycyjny obieg dokumentów i związane z nim problemy 

Tradycyjny obieg dokumentów, w którym całokształt firmowej dokumentacji jest przechowywany w postaci papierowej, dalece odbiega od ideału, i to pod wieloma względami. Dokumenty papierowe muszą być gromadzone i przechowywane w fizycznym archiwum, którego zorganizowanie, utrzymanie i zabezpieczenie wiąże się z pokaźnymi wydatkami, koniecznością wydzielenia fizycznej przestrzeni oraz systematycznego administrowania zasobami dokumentacji. Dokumenty papierowe zgromadzone w teczkach i segregatorach nie mają zapewnionej odpowiedniej ochrony - w praktyce dostęp do nich może więc uzyskać niemal każdy pracownik, co grozi wyciekiem poufnych danych oraz może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy. Podatne są również na szereg szkodliwych czynników fizycznych, nie wspominając o zdarzeniach (mniej lub bardziej losowych), w których zniszczeniu - czy innej formie utraty lub wycieku - może ulec nawet cała firmowa dokumentacja. 

Sporym problemem związanym z tradycyjnym podejściem do zarządzania firmową dokumentacją jest także chaos i bałagan, które nieodłącznie wiążą się z dokumentacją papierową. W praktyce, pisma często tygodniami lub nawet miesiącami zalegają na biurkach pracowników, odciągając ich uwagę od bieżących zadań, przyczyniając się do spadku koncentracji oraz niosąc za sobą wysokie ryzyko utraty istotnych dokumentów, które mogą zostać zniszczone, zgubione bądź przeoczone. Tradycyjny obieg dokumentów to również przeżytek i negatywny wizerunek przedsiębiorstwa, jeśli chodzi o aspekty środowiskowe, ekologiczne - zużywanie nadmiernych ilości papieru, energii elektrycznej i innych materiałów coraz częściej w obecnych czasach stawia firmę w bardzo niekorzystnym świetle w oczach zarówno kontrahentów, jak i pracowników. 

Remedium w postaci elektronicznego obiegu dokumentów 

To tylko niektóre z problemów związanych z codzienną pracą z dokumentacją papierową, która generalnie jest zbyt mało wydajna, efektywna, a przy tym obciążona wysokim ryzykiem błędów, przeoczeń, opóźnień czy innych nieprawidłowości, nie wspominając o niskiej transparentności i trudnej kontroli przepływu dokumentów i zadań związanych z ich przetwarzaniem. Na szczęście istnieje skuteczne rozwiązanie tych uciążliwości i podatności, którym jest elektroniczny obieg dokumentów. Jest to nowoczesne i przyszłościowe podejście do zarządzania firmowymi zasobami dokumentacji, które pozwala na skuteczne wyeliminowanie większości, najbardziej znaczących problemów związanych z codzienną pracą z dokumentami firmowymi. Koncepcja elektronicznego obiegu dokumentów powstała w celu zaprowadzenia w firmie nowego, lepszego porządku oraz wymiernego usprawnienia, ułatwienia i ulepszenia jej działań związanych z dokumentacją: generowaniem, przetwarzaniem, przesyłaniem, porządkowaniem, udostępnianiem i archiwizowaniem dokumentów firmowych. 

Elektroniczny obieg dokumentów zakłada przekształcenie całości lub części zasobów dokumentacji firmowej do cyfrowej postaci oraz przechowywanie plików w cyfrowym repozytorium (archiwum) dostępnym w szybki i łatwy sposób w chmurze lub na serwerach firmy. Raportowanie, podgląd historii zmian w dokumencie oraz tracking kroków, które zostały zrealizowane w ramach obsługi danego procesu przez poszczególne osoby, gwarantują pełną audytowalność i transparentność; umożliwiają skuteczną bieżącą kontrolę nad wszelkimi modyfikacjami wprowadzanymi w dokumentach przez uprawnionych użytkowników; jak również ułatwiają wprowadzanie optymalizacji i eliminowanie tzw. bottle necks, czyli wąskich gardeł. Narzędzia te są ogromnym ułatwieniem i orężem na drodze dążenia do tzw. Process Excellence (doskonałości procesowej) w obiegu dokumentów w organizacji. 

Jakie oprogramowanie DMS (Document Management System) skutecznie usprawni elektroniczny obieg dokumentów w firmie? 

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to swoisty game changer w funkcjonowaniu współczesnych firm. Jego zastosowanie może całkowicie odmienić pracę firmy, znacząco ją ułatwiając, przyspieszając oraz unowocześniając – wynosząc codzienną działalność operacyjną na zupełnie nowy poziom i wprowadzając nową jakość. Elektroniczny obieg dokumentów, realizowany za pomocą wysokiej jakości systemu zarządzania dokumentacją, może być także pierwszym, istotnym krokiem na drodze do szerzej zakrojonej, udanej cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. W dobie wszechobecnej cyfryzacji i Czwartej Rewolucji Przemysłowej, większość dynamicznie rozwijających się i dbających o swoją konkurencyjność firm, uznaje cyfrową transformację za najlepszy kierunek systematycznego rozwijania swojej działalności oraz uzyskania i utrzymania pozycji lidera w branży. 

Aby czerpać maksimum korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów, nie wystarczą jednak chęci, dobry plan działania i zmotywowany zespół – potrzebne jest odpowiednie narzędzie, które umożliwi realizację koncepcji digitalizacji i automatyzacji tzw. workflow dokumentów. Jak więc wybrać odpowiedni system zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS)? Najlepsze z nich pracują w oparciu o prawdziwie innowacyjne technologie i mechanizmy, do których zalicza się m. in. automatyzacja procesów biznesowych (BPA), robotyzacja procesów biznesowych (RPA), uczenie maszynowe (ML), elementy sztucznej inteligencji (AI), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), podpis cyfrowy oraz wielu innych rozwiązań, które wzbogacają bazową funkcjonalność systemów DMS, zwiększają ich możliwości oraz przynoszą wymierne korzyści zarówno informatyczne, jak i biznesowe. 

Wśród oprogramowania dedykowanego zarządzaniu dokumentacją na szczególną uwagę zasługują – prawdziwie innowacyjne – wysoko funkcjonalne i przyszłościowe platformy low-code, które oferują nie tylko kluczowe funkcje nowoczesnego, przyszłościowego systemu DMS, lecz pozwalają ponadto na kompleksową digitalizację i automatyzację procesów biznesowym (z ang. Business Process Management - BPM) oraz tworzenie - idealnie skrojonych na miarę każdego przedsiębiorstwa – tzw. aplikacji biznesowych, obsługujących praktycznie dowolny scenariusz biznesowy. A co ważne, narzędzia IT dla biznesu dostarczane są łatwo, szybko i tanio – całkowicie bez kodowania lub z jego minimalnym zastosowaniem. Dobrej jakości platformy low-code (niskokodowe, niskiego kodu) to przyszłość nie tylko dla elektronicznego obiegu dokumentów i zadań związanych z ich przetwarzaniem, ale scentralizowane, jednolite i łatwe w utrzymaniu środowisko budowania i rozwijania aplikacji i obiegów do obsługi zdecydowanej większości procesów biznesowych. 

artykuł sponsorowany