Jak udostępniać poufne dokumenty partnerom biznesowym

W naszym kraju pojęcie VDR jest stosunkowo nowe, a część osób nie ma jeszcze do tego rozwiązania zbyt dużego zaufania, jednak polski Data Room zapewni pełne bezpieczeństwo.

O tym, że tak właśnie jest, świadczą światowe trendy i statystyki, które mówią, że przed 2022 rokiem cała branża Virtual Data Room może sięgnąć wartości nawet 1,9 biliona USD.

Virtual Data Room – co to takiego?

Można powiedzieć, że polski Data Room, tak jak wszystkie, z których korzysta się na świecie, służy do udostępniania dokumentów w formie elektronicznej. Całe rozwiązanie jest naszpikowane licznymi szyframi i zabezpieczeniami tak jak przy bankowości elektronicznej. Osoba, która udostępnia na platformie pliki, ma pełny nadzór nad tym, kto i kiedy je otwierał i z nich korzystał. Dostęp do niej mają tylko wybrane osoby. Zakres uprawnień też może się zmieniać. Nie każdy musi mieć możliwość zapisu lub druku.

Wiele osób obawia się, że to, co udostępnia się drogą internetową, nie jest bezpieczne i zawsze jest narażone na kradzież, czy powielanie. Data Room to eliminuje. Całkowicie redukuje się czynnik ludzki. Kiedy daje się komuś dostęp do dokumentów w formie papierowej, nie można przewidzieć, do kogo trafią, kto je przeczyta i powieli. Jest to problematyczne szczególnie przy poufnych informacjach. Tymczasem polski Data Room daje udostępniającemu kontrolę nad wszystkim.

Inne zalety Virtual Data Room?

Chociaż najważniejszym motywem udostępniania dokumentów za pomocą Data Room jest bezpieczeństwo, korzystanie z tego rozwiązania wiąże się również z innymi zaletami.

Przede wszystkim bardzo często więcej plików udostępnia się podmiotom zewnętrznym, kiedy planuje się fuzję, zbliża się ważna umowa, trzeba przeprowadzić dokładną analizę przedsiębiorstwa. Wtedy też często pliki trafiają do osób, które są daleko.

Mając dostęp do Data Room, oszczędza się mnóstwo czasu. Nie trzeba jeździć do siedziby firmy, można pracować z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki temu zwiększa się też płynność i szybkość komunikacji. To wygodne, funkcjonalne, bezpieczne i ekonomiczne rozwiązanie.

Co można udostępnić?

Nie ma szczególnych ograniczeń co do tego, co nie może być udostępnione. Do Virtual Data Room trafiają wszystkie najważniejsze i poufne dane spółki. Mogą to być dokumenty finansowe, prawne, kadrowe. Można tam przechowywać także dane osobowe pracowników.

Jednak warto pomyśleć, czy nie dać tam patentów, tego, co stanowi własność intelektualną. Równie dobrze za pomocą środowiska Data Room daje się dostęp pracownikom do najnowszego projektu. Usprawni to pracę zespołowi, a jednocześnie ma się pewność, że ważny projekt nie trafi w niepowołane ręce.