Obowiązki osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną

Warunki legalnego prowadzenia działalności nierejestrowanej

Zanim przejdziemy do omówienia obowiązków, warto zrozumieć, jakie warunki należy spełnić, aby móc prowadzić działalność nierejestrowaną. Przede wszystkim, przychód z tej działalności w żadnym miesiącu nie może przekroczyć 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2024 roku minimalne wynagrodzenie wynosiło 4 242 zł brutto do 30 czerwca i 4 300 zł brutto od 1 lipca, co oznacza, że miesięczny limit przychodów od 1 lipca 2024 wynosi 3 225 zł. Dodatkowo, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie mogła w ciągu ostatnich 60 miesięcy (5 lat) wykonywać działalności gospodarczej.

Prowadzenie rzetelnej ewidencji przychodów

Jednym z najważniejszych obowiązków jest prowadzenie dokładnej ewidencji przychodów. Ewidencja ta jest niezbędna do monitorowania, czy nie został przekroczony dopuszczalny limit przychodów. Powinna zawierać szczegółowe informacje o każdej transakcji, takie jak:

• data,
• kwota przychodu,
• opis towaru lub usługi
• kwota przychodów narastająco od początku roku.

Ewidencję można prowadzić w formie papierowej, np. w zeszycie, lub elektronicznej, korzystając z arkuszy kalkulacyjnych czy dedykowanych aplikacji. Ważne jest, aby ewidencja była prowadzona na bieżąco i była gotowa do okazania w razie kontroli przez organy skarbowe.

Rozliczenie podatkowe i obowiązki wobec urzędu skarbowego

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są zobowiązane do rozliczania dochodów z tej działalności w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36. Dochód z działalności nierejestrowanej podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych według skali podatkowej: 12% dla dochodów do 120 000 zł i 32% dla nadwyżki ponad tę kwotę. Warto pamiętać, że dochód to przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodu. Należy zbierać i przechowywać dowody poniesionych kosztów, takie jak faktury czy rachunki za zakup materiałów czy usług niezbędnych do prowadzenia działalności.

Nie ma obowiązku wpłacania zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku. Podatek jest rozliczany jednorazowo w zeznaniu rocznym. Jeżeli suma dochodów ze wszystkich źródeł nie przekracza kwoty wolnej od podatku (30 000 zł w 2023 roku), nie powstaje obowiązek zapłaty podatku, ale dochód należy wykazać w zeznaniu podatkowym.

Obowiązek wystawiania dokumentów sprzedaży

Na żądanie klienta osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma obowiązek wystawić rachunek lub fakturę. Dokument sprzedaży powinien zawierać m.in. datę wystawienia, numer dokumentu, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową oraz wartość ogółem. Choć osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są zazwyczaj zwolnione z podatku VAT, muszą wystawiać dokumenty sprzedaży zgodnie z przepisami. W przypadku utraty prawa do zwolnienia z VAT (np. poprzez przekroczenie progu 200 000 zł obrotu rocznie w działalności zarejestrowanej), konieczne będzie zarejestrowanie się jako podatnik VAT i wystawianie faktur z naliczonym podatkiem.

Przestrzeganie praw konsumentów i obowiązków informacyjnych

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są zobowiązane do przestrzegania praw konsumentów wynikających z ustawy o prawach konsumenta oraz kodeksu cywilnego. Obejmuje to m.in.:

• Prawo do odstąpienia od umowy
• Rękojmia za wady

Niezastosowanie się do tych obowiązków może skutkować roszczeniami ze strony konsumentów oraz sankcjami ze strony organów nadzoru.

Ochrona danych osobowych klientów

Jeżeli w ramach działalności przetwarzane są dane osobowe klientów, konieczne jest przestrzeganie przepisów RODO. Oznacza to m.in.:

• Informowanie klientów: należy poinformować osoby, których dane są przetwarzane, o administratorze danych, celu i podstawie prawnej przetwarzania, okresie przechowywania danych oraz prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą.
• Zabezpieczenie danych: dane osobowe muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy zniszczeniem. W praktyce oznacza to konieczność stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
• Respektowanie praw osób: na żądanie klienta należy umożliwić dostęp do jego danych, ich sprostowanie, usunięcie czy ograniczenie przetwarzania.

W przypadku niewielkiej skali działalności obowiązki te są uproszczone, jednak nie można ich całkowicie pominąć.

Przestrzeganie przepisów branżowych i specjalnych

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności mogą obowiązywać dodatkowe przepisy branżowe. Na przykład:

• Działalność gastronomiczna: wymaga spełnienia rygorystycznych norm sanitarnych, uzyskania zgody sanepidu oraz przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa żywności.
• Usługi transportowe: konieczność posiadania odpowiednich uprawnień, licencji oraz ubezpieczeń.
• Usługi kosmetyczne czy fryzjerskie: wymóg spełnienia standardów higienicznych oraz posiadania kwalifikacji zawodowych.

Przed rozpoczęciem działalności warto dokładnie zapoznać się z przepisami dotyczącymi danej branży, aby uniknąć nieświadomego naruszenia prawa.

Odpowiedzialność cywilna i majątkowa

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną odpowiada za zobowiązania związane z tą działalnością całym swoim majątkiem. W praktyce oznacza to, że w przypadku roszczeń klientów czy kontrahentów, egzekucja może objąć zarówno majątek związany z działalnością, jak i prywatny. Dlatego ważne jest, aby działać zgodnie z prawem, przestrzegać standardów jakości oraz zawierać umowy precyzyjnie określające prawa i obowiązki stron.

Monitorowanie przychodów i konsekwencje przekroczenia limitu

Regularne monitorowanie przychodów jest kluczowe, aby nie przekroczyć dopuszczalnego limitu. W przypadku przekroczenia 75% minimalnego wynagrodzenia w danym miesiącu, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma obowiązek zarejestrować działalność gospodarczą w CEIDG w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie. Od tego momentu wiążą się z tym dodatkowe obowiązki, takie jak:

• Opłacanie składek ZUS: konieczność comiesięcznego opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
• Prowadzenie księgowości: w zależności od formy prawnej i wielkości firmy, może to być uproszczona księgowość lub pełne księgi rachunkowe.
• Zgłoszenia i deklaracje: regularne składanie deklaracji podatkowych, zgłoszeń do urzędów oraz innych wymaganych dokumentów.

Przekroczenie limitu bez rejestracji działalności może skutkować sankcjami ze strony urzędu skarbowego oraz ZUS.

Brak obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne

Prowadzenie działalności nierejestrowanej nie wiąże się z obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Jest to korzyść finansowa, jednak niesie ze sobą pewne ryzyko. Osoba taka nie jest objęta ubezpieczeniem zdrowotnym z tytułu działalności i nie może korzystać z publicznej służby zdrowia, chyba że jest ubezpieczona z innego tytułu (np. umowa o pracę, status ucznia lub studenta do 26. roku życia). Ponadto, nie odprowadza się składek emerytalnych ani rentowych, co wpływa na przyszłe świadczenia z ZUS. Istnieje możliwość dobrowolnego opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne w NFZ, ale wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

Wyłączenia z możliwości prowadzenia działalności nierejestrowanej

Niektóre rodzaje działalności są wyłączone z możliwości prowadzenia ich w formie nierejestrowanej. Należą do nich:

• Działalność wymagająca koncesji, zezwoleń lub licencji: np. sprzedaż alkoholu, usługi ochroniarskie, transport drogowy powyżej określonych limitów.
• Działalność regulowana przepisami szczególnymi: np. usługi medyczne, prawnicze, edukacyjne wymagające specjalnych kwalifikacji.
• Działalność w formie spółki cywilnej: działalność nierejestrowana może być prowadzona tylko przez osobę fizyczną działającą samodzielnie.

Przed rozpoczęciem działalności należy upewnić się, że nie znajduje się ona na liście wykluczeń.

Aktualizowanie wiedzy i śledzenie zmian prawnych

Prawo dotyczące działalności gospodarczej jest dynamiczne i ulega częstym zmianom. Dlatego ważne jest regularne śledzenie aktualizacji przepisów, korzystanie z wiarygodnych źródeł informacji, takich jak oficjalne strony rządowe czy portale dedykowane przedsiębiorcom. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub prawnikiem specjalizującym się w prawie gospodarczym.

Działalność nierejestrowana – Twój pierwszy krok w świecie biznesu

Działalność nierejestrowana to elastyczna i dostępna forma zarobkowania, która pozwala na rozpoczęcie działalności gospodarczej bez skomplikowanych formalności i wysokich kosztów. Kluczem do sukcesu jest jednak świadomość obowiązków i odpowiedzialności, jakie się z nią wiążą.

Prowadzenie rzetelnej ewidencji, przestrzeganie przepisów podatkowych, praw konsumentów oraz przepisów branżowych to podstawy legalnego i efektywnego działania. Dzięki temu można bezpiecznie rozwijać swój biznes, zdobywać doświadczenie i budować podstawy pod ewentualne przekształcenie działalności w pełnoprawną firmę w przyszłości.

mat.partnera