Czy wirtualna asystentka to dobry pomysł na biznes ?

Kim jest wirtualna asystentka? To osoba, która w sposób zdalny wykona za nas pracę, np. wyśle e-mail, zadzwoni i umówi na spotkanie, przygotuje treść dokumentu, odbierze telefon, napisze post lub procedurę, stworzy grafikę, zamówi prezent, napisze e-book. Przekazując obowiązki wirtualnej asystentce, zyskujemy czas, a jednocześnie mamy zrobione to, co należy. Pierwszy raz z tym sformułowaniem spotkałam się, gdy sama szukałam etatu. Nowe oferty tylko mnie zniechęcały – miałam za wysokie kwalifikacje, a ze względów rodzinnych nie mogłam pracować na średnich ani wysokich szczeblach zarządzania, ponieważ wymaga to dużej dyspozycyjności dla pracodawcy. Na portalu mamopracuj.pl przeczytałam o zaletach WA: w pełni zdalna praca, możliwość dopasowania zadań do swoich umiejętności i wykonywania obowiązków w różnych godzinach. Z informacji w Internecie dowiedziałam się, że wirtualne asystentki i wirtualni asystenci mogą wykonywać pracę nie tylko zdalnie, lecz także stacjonarnie. Nie są zatrudnieni na etacie, tylko wiąże ich ze zleceniodawcą umowa o współpracę, umowa powierzenia danych osobowych, umowa o dzieło itp. Zależy to od rodzaju i częstotliwości wykonywanych usług. Nie trzeba od razu zakładać firmy – na początku można prowadzić działalność nierejestrowaną. Wirtualny pracownik jest dyspozycyjny w zakresie określonym i uzgodnionym przez obie strony, więc ma większy wpływ na to, kiedy i w jaki sposób pracuje. Ta elastyczność jest bardzo doceniana przez mamy lub osoby często podróżujące.

Kto może zostać wirtualną asystentką ?

Nie ma tutaj szczególnych ograniczeń. Asystentkami/asystentami mogą być osoby, które mają umiejętności administracyjno-biurowe, biegle obsługują komputer i sprawnie poruszają się w wirtualnym świecie. Niektórzy świadomie wybierają taki zawód, ponieważ mogą go wykonywać nawet wtedy, gdy praca w normalnym trybie i miejscu byłaby utrudniona (np. gdy ktoś porusza się o kulach lub na wózku inwalidzkim). Wirtualna asystentka to nie tylko osoba, która napisze post czy zamówi zakupy lub prezent online. Może mieć konkretną specjalizację i zajmować się np. wyłącznie projektowaniem i moderacją stron www, tworzeniem grafik, logo i wizerunku w sieci lub copywritingiem. Może też mieć kilka takich umiejętności i wspierać klienta kompleksowo, ale wtedy już jest bardziej office managerem niż asystentką. Nadal wykonuje pracę zdalnie, tylko o większej różnorodności i złożoności.

Co jest ważne w tym zawodzie?

W pracy w sieci najważniejsze są odpowiednie umiejętności, a także uczciwość i dyskrecja. Zlecone zadania powinny być wykonane profesjonalnie, na jak najwyższym poziomie, a nasza praca nie może naruszać praw osób trzecich. Uczciwość bardzo łatwo zweryfikować na podstawie wykonanych obowiązków. Zleceniodawca nie jest obecny podczas naszej pracy, widzi tylko jej poszczególne etapy, dlatego ważne jest określenie swoich umiejętności i branie za to odpowiedzialności publicznie, ponieważ firmujemy swoim nazwiskiem to, co robimy. Dlaczego potrzebna jest dyskrecja? Bardzo często w imieniu klienta wykonujemy zadania, które będą podpisane jego nazwiskiem. Nasza praca, na podstawie praw autorskich zawartych w umowie, staje się własnością zleceniodawcy. Gdy prowadzimy blog czy moderujemy fanpage firmy, występujemy jako zleceniodawca – na podstawie uzgodnionych w umowie o współpracę uprawnień, takich jak dostęp do poczty elektronicznej, konta na Facebooku. Co jeszcze jest ważne? Kreatywność w rozwiązywaniu problemów i chęć rozwoju. Nie ma specjalisty od wszystkiego, dlatego każdy powinien wybrać taki obszar, w jakim najlepiej się sprawdzi.

Jakie koszty na początek?

To zależy od tego, w czym będziemy się specjalizować. Zwykłe prace administracyjne wymagają komputera, drukarki wielofunkcyjnej (skaner przydaje się przy dokumentach, a faks przy kontakcie z urzędami), telefonu, oprogramowania, dysku zewnętrznego do przechowywania danych wrażliwych oraz akcesoriów biurowych ułatwiających organizację pracy, takich jak: segregatory, organizery, folijki, dziennik korespondencyjny, datownik, artykuły papiernicze, szybka ładowarka, dobre słuchawki, kamerka, mikrofon, wygodny fotel komputerowy. Większość z tych rzeczy mamy już w domu. Jeżeli byłby to obszar związany z tworzeniem wysokiej jakości grafiki, potrzebowalibyśmy odpowiedniego sprzętu, monitora, tabletu graficznego, oprogramowania graficznego itp.

Nie trzeba od razu mieć biura, dzięki czemu koszty wstępne są zdecydowanie mniejsze. Można też skorzystać z dotacji na otwarcie firmy. Warto w tym celu przejrzeć aktualności odpowiedniego powiatowego urzędu pracy.

Ile zarabia wirtualna asystentka?

Z wirtualną asystentką można się rozliczać godzinowo (rg. – roboczogodzina), pakietowo lub projektowo (złożone i długotrwałe zlecenia). Stawki są różne w zależności od umiejętności i doświadczenia. Zwykle w przypadku prostych prac asystenckich ceny netto zaczynają się od 40 zł/rg. u zaczynających dopiero tę przygodę do ponad 90 zł/rg. dla asystentek z ponad 10-letnim stażem. Ważne, by roztropnie dobrać potrzeby klienta do swoich umiejętności. Jeżeli podejmiemy się zadania niemożliwego do wykonania w danym momencie, wynik i referencje mogą nam utrudnić dalszą drogę.

Minusy pracy WA

Poza wieloma plusami jest też ciemna strona. Po pierwsze – bycie szefem samego siebie wymaga dużej dyscypliny i dobrej organizacji, szczególnie podczas pracy w domu. Teraz, kiedy w większości województw jest nauczanie zdalne, trzeba na bieżąco reagować i elastycznie wykonywać swoją pracę obok uczących się dzieci. Nie jest to łatwe. Po drugie – klient sam do nas nie przyjdzie, trzeba go szukać, co oznacza, że nie będzie stałej pensji jak na etacie. Zarobki są zmienne. Trzeba to wziąć pod uwagę przy wyborze tego zawodu. Po trzecie – ciągły rozwój. Dla jednych to minus, dla innych nie. Szkolenia, webinary, spotkania na Zoomie w grupach tematycznych, często w godzinach wieczornych i w weekendy. To wymaga czasu i świadomości, że poza pracą istnieje też doszkalanie, rozwój, który nie od razu przekłada się na pieniądze. Po czwarte – jeżeli planujemy urlop lub zachorujemy, to i tak pracę trzeba wykonać. Albo z wyprzedzeniem, jeśli znamy swoje plany wakacyjne, albo po chorobie. Nikt za nas tego nie zrobi. Po piąte – nie każdy się do tego nadaje, nawet jeśli potrafi obsługiwać komputer.

Dla mnie wirtualna asystentka jest pracą wymarzoną. Godzę obowiązki domowe z zawodowymi, rozwijam się, samodzielnie odpowiadam za wizję i rozwój swojej firmy. Pracuję z pasjonatami, co jest dla mnie bardzo ważne, bo cenię dobre relacje. Spełniam się jako wirtualna asystentka i office manager, łącząc umiejętności z 20-letnim doświadczeniem.

Autor: Justyna Nowicka